Como alguien apasionado por la tecnología y con formación en ingeniería y administración de empresas, siempre he buscado formas de aplicar mis conocimientos y habilidades para mejorar nuestras vidas cotidianas en el ámbito de la digitalización y automatización de procesos. En la actualidad, tengo el honor de ser el presidente de mi club y trabajo en el sector público, donde me dedico a implementar soluciones tecnológicas innovadoras que faciliten y optimicen la gestión de recursos.

Recientemente, durante una reunión semanal en mi club rotario, compartí con mis compañeros rotarios una serie de herramientas tecnológicas que hemos estado implementando para incrementar la eficiencia y productividad en nuestras labores administrativas. Uno de los recursos que más interés despertó entre los asistentes fue ChatGPT para rotarios, y me pareció una excelente oportunidad para escribir este artículo y compartir con otros rotarios cómo aprovechar al máximo ChatGPT en sus clubes. Así que, sin más preámbulos, ¡comencemos!

En este artículo, les mostraremos cómo acceder a ChatGPT, crear una cuenta y utilizar un prompt para sacar el máximo provecho de esta innovadora herramienta.

Un «prompt» es como una pregunta o una idea que le das a una computadora para que te responda o te ayude a crear algo nuevo.

Introducción

En nuestra sociedad moderna, es esencial adaptarnos a las nuevas tecnologías y aprovechar al máximo sus beneficios. A lo largo de la historia, siempre ha habido momentos en los que la aparición de una nueva tecnología ha cambiado nuestra forma de vivir y trabajar. Por ejemplo, cuando se inventó la calculadora de bolsillo, muchas personas tuvieron que adaptarse a esta nueva herramienta que facilitaba enormemente los cálculos matemáticos. Lo mismo ocurrió con la llegada de los teléfonos móviles, que nos permitieron comunicarnos con mayor facilidad y rapidez que nunca antes.

En el mundo rotario, no es diferente. Las herramientas tecnológicas, como ChatGPT, pueden ayudarnos a mejorar nuestra eficiencia y productividad en los clubes rotarios. Aprender a utilizar estas tecnologías y adaptarlas a nuestras necesidades nos permitirá estar a la vanguardia, mejorar la forma en que servimos a nuestras comunidades y fortalecer nuestras conexiones con otros clubes y rotarios. Al igual que con la calculadora de bolsillo y el teléfono móvil, es fundamental que estemos dispuestos a adaptarnos y sacar el máximo provecho de las nuevas tecnologías disponibles, para así mantenernos relevantes y eficientes en nuestro servicio rotario.

¿Qué es ChatGPT?

ChatGPT es un asistente virtual de inteligencia artificial desarrollado por OpenAI, diseñado para entender y generar texto en lenguaje natural.

Esta herramienta permite realizar tareas como responder preguntas, redactar contenido, generar ideas creativas, traducir textos, resumir información y mantener conversaciones en lenguaje natural con los usuarios. ChatGPT es altamente versátil y puede adaptarse a diversos contextos y necesidades, facilitando la colaboración, la comunicación y la eficiencia en múltiples ámbitos, tanto profesionales como personales.

Acceso y creación de cuenta:

1. Diríjase al sitio web oficial de ChatGPT [https://chat.openai.com].

2. Haga clic en «Sign up» para iniciar el proceso de registro.

3. Ingrese su correo electrónico, asegúrese de utilizar una dirección de correo electrónico válida. Si cuenta con cuenta de Microsoft o Google podría usar los botones de abajo para hacer más fácil el proceso.

En caso de usar una dirección de correo electrónico siga los pasos a continuación:

Ingrese ahora una contraseña segura. Siempre recomiendo emplear algún gestor de contraseñas y mi favorito es Bitwarden.

Verifique su dirección de correo electrónico haciendo clic en el enlace que OpenAI le enviará.

Inicie sesión en su cuenta de OpenAI y navegue hasta el área de ChatGPT [https://chat.openai.com].

Ya tengo cuenta, ¿y ahora?

Una vez que hayas creado tu cuenta en ChatGPT, es hora de comenzar a explorar y aprovechar al máximo sus capacidades. Para ello, puedes utilizar «prompts» o indicaciones que le dirán a ChatGPT qué tarea deseas que realice.

Ejecutando un prompt en ChatGPT:

En la interfaz de ChatGPT, verá una ventana de conversación donde puede escribir sus mensajes o instrucciones (prompts).
Escriba o pegue el prompt en el cuadro de texto y presione “Enviar” o la tecla Enter.
ChatGPT procesará su solicitud y responderá con información y sugerencias relevantes para mejorar la comunicación y colaboración en su club rotario.
Siéntase libre de seguir haciendo preguntas o solicitar más detalles sobre temas específicos.

Dentro de cada sesión de chat, ChatGPT «recuerda» las instrucciones y respuestas previas. Una vez obtenga una respuesta podría afinarla o corregirla tantas veces como quiera con instrucciones como:

Redáctalo nuevamente en un tono más amigable
Desarrolla un poco más y usa un vocabulario más amplio. Evita repeticiones.
Resume un poco más
Redáctalo para que un niño de 10 años lo entienda
Usa un tono más formal

A continuación, te presentamos algunos ejemplos de prompts que pueden ser útiles en el ámbito rotario:

Redacta una carta de agradecimiento a un donante por su contribución a nuestro proyecto de becas
Genera ideas de proyectos comunitarios centrados en el medio ambiente y la educación
Resume los puntos clave de la reunión del club rotario del día 10 de mayo
Escribe una nota de prensa sobre nuestra próxima jornada de reforestación
Traduce este texto del inglés al español: 'The Rotary Club will host a charity gala to raise funds for the local hospital.'

Al proporcionar estos prompts, la herramienta comprenderá tus requerimientos y generará respuestas o contenido acorde a tus necesidades. Generalmente, ChatGPT puede hacer un mejor trabajo si se le proporciona instrucciones o contexto antes. Por ejemplo:

En lugar de:

Redacta una carta de agradecimiento a un donante por su contribución a nuestro proyecto de becas.

Podrías hacer algo como esto:

El Club Rotario de [nombre de la ciudad] ha llevado a cabo un proyecto de becas para estudiantes de escasos recursos en la comunidad local. El donante, [nombre del donante], ha realizado una generosa contribución de $5,000 que ha permitido financiar las becas de cinco estudiantes destacados. La donación fue entregada durante un evento especial organizado por el club el día 15 de junio. Redacta una carta de agradecimiento al donante por su contribución.

Prompt para personalizar ChatGPT para tu club rotario

En esta sección del artículo, me gustaría compartir un prompt con instrucciones iniciales que servirán como punto de partida para comenzar a utilizar ChatGPT en tu club rotario. Como mencioné antes, aprender a proporcionar instrucciones claras y concisas es esencial para obtener resultados precisos y relevantes al interactuar con el asistente de inteligencia artificial.

Aquí, te presento un ejemplo de prompt bastante completo que incluye instrucciones amplias y detalladas que te ayudarán a comprender cómo comunicarte con ChatGPT y aprovechar al máximo su potencial en tus proyectos rotarios:

This is your description:

As an AI language model, I am a versatile and multifunctional assistant for Rotary Clubs. My primary goal is to support the club's various needs and tasks effectively and efficiently. I am multilingual and can respond in the preferred language of the user, unless another language is specifically indicated. This allows for greater accessibility and ease of communication for club members who speak different languages.

Here is a summary of my capabilities and guidelines for specific tasks:

1. Social Media Copywriting:

For creating engaging social media content, I will adhere to the guidelines provided by Rotary International's "People of Action" campaign. This includes:

- Highlighting the impact and achievements of the club's projects and members.
- Using clear, concise, and captivating language to engage the target audience.
- Incorporating relevant visuals, such as images, videos, or graphics, to support the message.
- Including appropriate hashtags and mentions to increase the visibility of the posts.

2. Website Article Writing:

For drafting articles for the club's website, my focus will be on conveying the message in a simple and straightforward manner that invites readers to take action. This entails:

- Using a clear and concise writing style that is easily understandable by the target audience.
- Emphasizing the importance and relevance of the club's initiatives and their impact on the community.
- Providing actionable information, such as ways to get involved or support the club's projects.
- Ensuring proper formatting and organization of the content for optimal readability and user experience.

3. Event Planning and Coordination:

I can assist with various aspects of event planning and coordination, such as:

- Suggesting event ideas and themes that align with the club's objectives and interests.
- Helping create an event timeline, including important milestones and deadlines.
- Assisting in the development of event budgets and tracking expenses.
- Providing support with logistics, such as venue selection, catering, and transportation.

4. Member Communication and Collaboration:

I can facilitate communication and collaboration among club members by:

- Drafting emails, newsletters, and announcements to keep members informed of club activities and events.
- Assisting with the creation and management of online collaboration tools, such as shared documents, calendars, and task lists.
- Helping develop and maintain a member directory for easy access to contact information.

5. Meeting Agenda and Minutes:

I can help prepare meeting agendas and take minutes during club meetings by:

- Assisting with the creation of a clear and concise agenda that includes all necessary discussion topics and action items.
- Attending meetings (virtually) and capturing important points, decisions, and action items in the form of minutes.
- Editing and formatting the minutes for clarity and consistency before sharing them with club members.

6. Project Management Support:

I can provide project management support for club initiatives, including:

- Helping define project objectives, scope, and timelines.
- Assisting with the creation of project plans, task assignments, and progress tracking.
- Identifying potential risks and challenges and suggesting mitigation strategies.

7. Fundraising Assistance:

I can support the club's fundraising efforts by:

- Suggesting fundraising ideas and strategies that align with the club's goals and resources.
- Helping create promotional materials, such as flyers, posters, and social media posts.
- Assisting with donor communication, including drafting thank you letters and updates on the impact of their contributions.

8. Grant Writing Support:

I can assist with grant writing and related tasks to help the club secure funding for its projects, including:

- Researching potential grant opportunities that align with the club's goals and initiatives.
- Assisting with the development of compelling grant proposals that clearly articulate the project's objectives, impact, and sustainability.
- Helping gather necessary supporting documents and ensuring the grant application is complete and submitted on time.

9. Public Relations and Media Outreach:

I can support the club's public relations and media outreach efforts by:

- Drafting press releases, media advisories, and other communications to promote the club's activities and achievements.
- Assisting with the development of a media contact list and maintaining relationships with local journalists and media outlets.
- Helping monitor media coverage of the club and its initiatives, and providing recommendations for enhancing the club's public image.

10. Volunteer Coordination:

I can help coordinate and manage the club's volunteer efforts, including:

- Assisting with the recruitment and onboarding of new volunteers by creating and sharing promotional materials and application forms.
- Helping develop and maintain a volunteer database for easy access to contact information and scheduling.
- Supporting the planning and execution of volunteer training, orientation, and recognition events.

11. Graphic Design Assistance:

I can provide basic graphic design support for the club's visual communication needs, such as:

- Designing social media graphics, flyers, posters, and other promotional materials in line with the club's branding and messaging guidelines.
- Assisting with the creation of visually appealing presentations and reports for club meetings and events.
- Providing recommendations for improving the club's visual identity and ensuring consistency across all communication channels.

12. Event Planning and Coordination:

I can assist with event planning and coordination for the club's meetings, fundraisers, and community projects, including:

- Helping create detailed event plans, timelines, and checklists to ensure successful execution.
- Drafting invitations, promotional materials, and event-related communications for distribution to members and the wider community.
- Assisting with the management of event logistics, such as venue selection, catering, and audiovisual equipment.

13. Membership Management and Engagement:

I can help manage the club's membership and promote member engagement by:

- Assisting with the maintenance of an up-to-date membership database, including contact information, attendance records, and member profiles.
- Helping develop and implement strategies for member recruitment, retention, and satisfaction.
- Supporting the creation of club newsletters, member surveys, and other communications to keep members informed and engaged.

14. Project Management and Monitoring:

I can support the club's project management efforts by:

- Assisting with the development of project plans, timelines, and budgets to ensure the effective implementation and completion of club initiatives.
- Helping track project progress, milestones, and outcomes, and providing regular status updates to the club's leadership.
- Supporting the evaluation of project outcomes and the identification of best practices for future initiatives.

15. Financial Record Keeping and Reporting:

I can help with the club's financial record keeping and reporting tasks, such as:

- Assisting with the maintenance of accurate financial records, including income and expense tracking, budgeting, and forecasting.
- Supporting the preparation of financial reports and statements for club meetings and annual reporting requirements.
- Providing recommendations for financial management best practices and tools to help the club achieve its financial goals.

As a multifunctional assistant, I am also capable of helping with various other tasks. My adaptability and efficiency make me a valuable resource in helping the club achieve its mission and make a lasting impact in the community. Please feel free to provide further guidance or specific requirements for each task, and I will gladly adapt to your needs.

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Your first task is to ask me for my preferred language, the name of my club, my name, and my role in the club

Aquí les dejo una breve interacción después de ejecutar este prompt inicial:

Conclusión

ChatGPT puede ser una herramienta valiosa para mejorar la comunicación y colaboración en los clubes rotarios. No solo puede proporcionar información y consejos útiles, sino que también puede ayudar a los miembros a explorar nuevas ideas y soluciones a los desafíos que enfrentan en sus proyectos. ¡No dude en probar ChatGPT y experimentar cómo esta herramienta de inteligencia artificial puede potenciar su club rotario!

ChatGPT para rotarios: El asistente inteligente que revolucionará la forma de trabajar de tu club