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Este fin de semana tuve la oportunidad de asistir a la X Feria de Proyectos de los Distritos Rotarios 4271 y 4281 de Colombia, un evento que nos ha dejado valiosas enseñanzas para replicar y mejorar en nuestra próxima Conferencia Bi-Distrital.
En primer lugar, debo felicitar a los organizadores, el PGD Alberto Londoño y su esposa, la PGD Sonia Uribe, por la impecable ejecución del evento. Su atención a cada detalle hizo que la experiencia fuera grata y enriquecedora para todos los participantes. También extiendo mis felicitaciones a mis compañeras Gobernadoras, Blanca Cifuentes y Sandra Perdomo, por la excelente convocatoria que reunió un total de 77 proyectos presentados por los clubes.
El sistema utilizado en esta feria difiere del que hemos implementado en nuestros Distritos 4240 y 4250, y debo decir que encontré su metodología particularmente interesante, sobre todo porque logra captar y mantener la atención de los patrocinadores de manera efectiva.
El evento inició con una inauguración en la que tomaron la palabra las Gobernadoras, la Presidenta de Cadre Carolyne Johnson, Susan Doxtator, Agente Regional de Grants de la Fundación Rotaria, y el Presidente de la Feria de Proyectos, Alberto Londoño. Luego, fuimos deleitados con bailes regionales y una cena exquisita, resaltando la riqueza cultural de Colombia.
La jornada de trabajo comenzó temprano con capacitaciones dirigidas a los clubes locales, lideradas por Susan Doxtator, enfocadas en cómo identificar y abordar las necesidades de la comunidad. Un detalle clave del evento fue la entrega de un libro a cada patrocinador con la descripción de todos los proyectos, lo que facilitó el seguimiento y evaluación de las iniciativas presentadas. Los clubes, en lugar de esperar en sus mesas, fueron llamados aleatoriamente por los maceros para realizar sus presentaciones, muchas de las cuales incluyeron videos y estuvieron cronometradas, asegurando dinamismo y concisión en la información transmitida.
El sábado continuó con la presentación de proyectos y el reconocimiento a los miembros del Comité Organizador por su destacada labor. Uno de los momentos más inspiradores fue la presentación de la siguiente Feria de Proyectos, que se realizó con el mismo entusiasmo y energía que una Conferencia, anunciando que la próxima edición se llevará a cabo en Neiva del 29 al 31 de enero de 2026.
Una innovación muy interesante de esta feria fue la oportunidad que se brindó a los clubes de subir sus proyectos a la plataforma web www.matchinggrant.org, facilitando su visibilidad ante una audiencia global. Además, durante la feria, una pareja de Rotarios de Las Vegas tomó la iniciativa de aportar US$100.00 a cada proyecto presentado, lo que sin duda fue un incentivo valioso y una muestra del impacto que estos eventos pueden generar.
Al final del evento, se destinó un espacio exclusivo para que los patrocinadores pudieran conversar con los encargados de proyectos y aclarar dudas, fortaleciendo así el vínculo entre clubes y potenciales aliados. La noche cerró con una cena de gala y el acto de clausura, reafirmando el éxito de esta edición y dejando grandes expectativas para el próximo año.
A partir de esta experiencia, hemos decidido implementar algunos cambios en nuestra Feria de Proyectos, que se desarrollará en paralelo con la Conferencia Bi-Distrital en mayo. Estas son las mejoras que adoptaremos:
✅ Mantendremos el formato de mesas para la presentación de los proyectos.
✅ Contaremos con un espacio exclusivo para las presentaciones de proyectos.
✅ Se preparará un paquete con la descripción de cada proyecto para entregar a los patrocinadores. Para ello, los clubes deberán presentar sus proyectos a más tardar el 15 de abril.
✅ Organizaremos capacitaciones para mejorar las habilidades de presentación de nuestros rotarios, incluyendo talleres de storytelling, elevator pitch y técnicas inspiradas en las charlas TED, asegurando así presentaciones de alto impacto.
Estoy convencido de que estos ajustes contribuirán significativamente al éxito de nuestra Feria de Proyectos y permitirán que nuestras iniciativas reciban el apoyo que merecen. ¡Sigamos aprendiendo e innovando para fortalecer el impacto de Rotary en nuestras comunidades!
Antonio M. Singh C.
Orgullos Socio del Club Rotario de David
Sunday Letter: Lessons from Colombia’s 10th Project Fair for Our Bi-District Conference
This past weekend, I had the opportunity to attend the 10th Project Fair of Rotary Districts 4271 and 4281 in Colombia, an event that provided valuable insights that we can replicate and enhance in our upcoming Bi-District Conference.
First and foremost, I must congratulate the organizers, Past District Governor (PDG) Alberto Londoño and his wife, PDG Sonia Uribe, for the flawless execution of the event. Their attention to detail ensured a pleasant and enriching experience for all participants. I also extend my congratulations to my fellow Governors, Blanca Cifuentes and Sandra Perdomo, for the excellent turnout, which featured 77 projects presented by clubs.
The system used in this fair differs from the one we have implemented in Districts 4240 and 4250, and I found their methodology particularly interesting, especially as it effectively captures and maintains the attention of potential sponsors.
The event began with an opening ceremony, where the Governors, Cadre Chair Carolyne Johnson, Rotary Foundation Regional Grant Officer Susan Doxtator, and Project Fair President Alberto Londoño addressed the attendees. This was followed by traditional dance performances and a delightful dinner, showcasing Colombia’s rich cultural heritage.
The work sessions started early with training sessions for local clubs led by Susan Doxtator, focusing on how to identify and address community needs. A key feature of the event was the distribution of a booklet to each sponsor, containing detailed descriptions of all projects, making it easier for them to track and evaluate the initiatives. Instead of waiting at their tables, clubs were randomly called by the sergeants-at-arms to present their projects, many using videos and timed presentations, ensuring a dynamic and concise delivery of information.
Saturday continued with project presentations and recognition for the members of the Organizing Committee for their outstanding efforts. One of the most inspiring moments was the announcement of the next Project Fair, which was presented with the same enthusiasm as a conference, revealing that the 2026 edition will take place in Neiva from January 29 to 31.
A particularly innovative feature of this fair was the opportunity for clubs to upload their projects to www.matchinggrant.org, significantly enhancing their visibility to a global audience. Additionally, during the fair, a Rotarian couple from Las Vegas generously contributed US$100.00 to each presented project, providing a valuable incentive and demonstrating the powerful impact of these events.
At the end of the event, a dedicated networking space allowed sponsors to engage with project leaders and clarify any questions, strengthening connections between clubs and potential partners. The evening concluded with a gala dinner and a closing ceremony, reaffirming the success of this edition and setting high expectations for the next one.
Applying These Lessons to Our Bi-District Project Fair
Drawing from this experience, we have decided to implement several improvements in our own Project Fair, which will take place alongside the Bi-District Conference in May:
✅ We will maintain the booth-style format for project presentations.
✅ We will designate a special presentation area for projects.
✅ A project booklet will be prepared and distributed to sponsors. To be included, clubs must submit their projects by April 15.
✅ We will provide training sessions to enhance Rotarians’ presentation skills, including storytelling workshops, elevator pitch training, and TED Talk-inspired techniques, ensuring high-impact presentations.
I am confident that these adjustments will greatly contribute to the success of our Project Fair, helping our initiatives secure the support they deserve. Let’s keep learning and innovating to strengthen Rotary’s impact on our communities!
Antonio M. Singh
Proud Member of David Rotary Club
